Ohne Fahrtenbuch droht Selbstständigen die Kürzung

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 05.02.2026 (III R 18/25) klargestellt, dass das eigene Büro eines Selbstständigen auch nach der Reform des Reisekostenrechts eine Betriebsstätte sein kann. Wer für einen betrieblichen Pkw kein Fahrtenbuch führt, muss bei Fahrten zwischen Wohnung und Büro weiterhin mit einer pauschalen Kürzung des Betriebsausgabenabzugs rechnen.

Streit um die Fahrten zum Büro

Der Kläger war in den Jahren 2015 bis 2017 als selbstständiger Vermittler tätig. In seinem Büro in V arbeiteten mehrere Angestellte. Für einen betrieblich genutzten Pkw führte er kein Fahrtenbuch; die private Nutzung wurde daher nach der 1-%-Regelung erfasst. Nach einer Betriebsprüfung kürzte das Finanzamt die Betriebsausgaben zusätzlich wegen Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte nach der 0,03-%-Regelung. Der Kläger hielt das für rechtswidrig. Er verwies darauf, dass er überwiegend im Außendienst tätig sei, meist direkt von zu Hause zu Kunden fahre und das Büro nur gelegentlich aufsuche.

Betriebsstätte bleibt eigener steuerlicher Begriff

Der BFH wies die Revision des Klägers zurück. Der Begriff der Betriebsstätte in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6 EStG ist danach weiterhin eigenständig auszulegen. Eine Betriebsstätte ist der Ort, an dem oder von dem aus ein Selbstständiger seine Leistungen gegenüber Kunden erbringt. Erforderlich ist eine ortsfeste, dauerhafte betriebliche Einrichtung, die mit einer gewissen Nachhaltigkeit für die berufliche Tätigkeit genutzt wird.

Die Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 2014 ändert daran nichts. Der für Arbeitnehmer maßgebliche Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ lässt sich nicht ohne Weiteres auf Selbstständige übertragen. Denn Arbeitnehmer werden regelmäßig durch arbeits- oder dienstrechtliche Vorgaben zugeordnet; Selbständige entscheiden dagegen selbst, wo und wie sie ihre Tätigkeit organisieren.

Büro war Betriebsstätte des Klägers

Im Streitfall durfte das Finanzgericht nach Auffassung des BFH davon ausgehen, dass das Büro in V die Betriebsstätte des Klägers war. Dort arbeiteten seine Angestellten, dort erteilte er Weisungen, bewahrte Unterlagen auf, leistete Unterschriften und traf betriebliche Entscheidungen. Auch die Verwendung dieser Adresse in den Steuererklärungen sprach dafür. Dass der Kläger viele Kunden direkt von zu Hause aus aufsuchte, war nicht entscheidend. Ein häusliches Arbeitszimmer ist nach dieser Rechtsprechung keine Betriebsstätte im Sinne der Vorschrift. Auch Kundenräume waren hier keine Betriebsstätten des Klägers, weil sie nicht den zentralen Ort seiner eigenen betrieblichen Organisation bildeten.

Ohne Fahrtenbuch greift die Pauschale

Für den BFH kam es nicht darauf an, ob der Kläger das Büro täglich oder mindestens an 15 Tagen im Monat aufsuchte. Entscheidend war, dass er den betrieblichen Pkw wiederholt für Fahrten zwischen Wohnung und Büro nutzte. Die pauschale 0,03-%-Regelung kann zwar nachteilig sein, wenn tatsächlich weniger Fahrten stattfinden. Selbständige können diese Folge aber vermeiden, indem sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen. Da der Kläger darauf verzichtet hatte, blieb es bei der pauschalen Kürzung.

Hinweis: Selbstständige sollten prüfen, ob ihr Büro als Betriebsstätte im steuerlichen Sinne anzusehen ist. Wird ein betrieblicher Pkw auch für Fahrten zwischen Wohnung und Büro genutzt, kann die 0,03-%-Regelung schnell zu ungünstigen Ergebnissen führen. Wer nur selten ins Büro fährt, sollte über ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachdenken. Nur so lässt sich die tatsächliche Nutzung gegenüber dem Finanzamt belastbar nachweisen. Gerne beraten wir Sie!