Was Sie beachten müssen und welche Meldesysteme Sie nutzen können

Die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Hinweisgebern trat am 16.12.2019 in Kraft. Die Mitgliedstaaten sollten sie bis zum 16.12.2021 umsetzen. Deutschland verpasste die Frist, woraufhin die EU ein Vertragsverletzungsverfahren einleitete. Am 31.05.2023 wurde ein Kompromiss beschlossen, so das Hinweisgeberschutzgesetz am 02.07.2023 in Kraft trat.

Bis dahin war der Schutz von Whistleblowern in Deutschland nur punktuell geregelt, etwa durch § 612a BGB oder spezielle Normen wie § 25a KWG, § 6 GwG und §§ 84 ff. BetrVG.

Bei Unternehmen mit Betriebsrat sind Mitbestimmungsrechte zu beachten: Elektronische Whistleblowing-Systeme können nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Grundsätzlich besteht Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, da Meldungen das Verhalten von Arbeitnehmern betreffen.

Welche Unternehmen sind zur Einrichtung verpflichtet?

Unternehmen oder Dienststellen mit mehr als 50 Beschäftigten sind verpflichtet, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben. Für Gemeinden und Gemeindeverbände richtet sich die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle nach dem jeweiligen Landesrecht.

Wer kann Verstöße melden?

Ziel ist es, alle Personen zu schützen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Damit können sich zum Beispiel alle Arbeitnehmer, Auszubildende, Beamte sowie Personen, die sich in „arbeitnehmerähnlichen“ Situationen befinden, auf das Gesetz berufen.

Welche Meldestellen gibt es?

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz wird die Pflicht zur Einrichtung interner und externer Meldestellen statuiert.

Bei der internen Meldestelle handelt es sich um eine Stelle, die Unternehmen oder Dienststellen mit mindestens 50 Beschäftigten bei sich einrichten müssen. Dabei kann die interne Meldestelle sowohl durch eine einzelne, beim Unternehmen beschäftigte Person als auch durch eine interne Organisationseinheit installiert werden. Auch können mit der Einrichtung der internen Meldestelle externe Dritte, etwa Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer oder Steuerberater, als Ombudspersonen betraut werden. Kleine Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können zur Kosteneinsparung eine gemeinsame Stelle betreiben oder einen Dritten beauftragen, eine gemeinsame Stelle für sie zu betreiben.

Im Hinblick auf externe Meldestellen sieht das Hinweisgeberschutzgesetz die Einrichtung einer zentralen Meldestelle vor. Diese soll organisatorisch beim Bundesamt für Justiz angesiedelt werden und sowohl den Öffentlichen Sektor als auch die Privatwirtschaft umfassen. Sie wird mit einer Bund-Länder-übergreifenden Zuständigkeit ausgestattet und umfasst sowohl den Öffentlichen Sektor als auch die Privatwirtschaft. Die vorhandenen Meldesysteme beim Bundeskartellamt und der BaFin bleiben bestehen.

Dem Hinweisgeber steht es frei, an welche Meldestelle er sich wendet. So kann er sich unmittelbar an eine externe Meldestelle wenden oder auch erst, nachdem er sich zunächst an eine interne Meldestelle gewandt hat. Er soll den Meldekanal wählen können, der für seine fallspezifischen Umstände am besten geeignet ist. Allerdings wurde in das Gesetz eine Formulierung aufgenommen, dass der Hinweisgeber die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen soll, wenn er keine Repressalien zu befürchten hat und intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann.

Was passiert bei Verstößen?

Seit dem 01.12.2023 kann gemäß § 42 Abs. 2 HinSchG ein Bußgeld verhängt werden, wenn Pflichten aus dem Hinweisgeberschutzgesetz verletzt werden – insbesondere die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle.

• Bis zu 20.000 Euro: Dieses Bußgeld kann verhängt werden, wenn ein Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten (bzw. bestimmte Branchen unabhängig von der Mitarbeiterzahl) keine interne Meldestelle eingerichtet hat oder diese nicht rechtzeitig betreibt.
• Bis zu 50.000 Euro: Dies kann der Fall sein, wenn Meldungen oder die Kommunikation mit Hinweisgebern behindert werden, Repressalien gegen Hinweisgeber oder deren Unterstützer ergriffen werden oder die Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern vorsätzlich oder fahrlässig verletzt wird.
• Bis zu 500.000 Euro: Gemäß § 30 Abs. 2 S. 3 OWiG kann das Bußgeld bei schwerwiegenden Verstößen (z. B. systematische Behinderung oder Repressalien) bis zum Zehnfachen erhöht werden.