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EmailAnpassung der GoBD – Neue Anforderungen im Hinblick auf E-Rechnungen
Das BMF verfolgt mit den Änderungen mehrere Ziele: Die Digitalisierung der Buchführung soll weiter gefördert, die doppelte Archivierung von strukturierten und bildhaften Formaten weitgehend entfallen und die GoBD-Systematik an die technischen Realitäten sowie die Anforderungen der EU angepasst werden.
Kern der Änderungen: Fokus auf strukturierte Datenformate
Im Zentrum der Neuerungen steht die Klarstellung, dass strukturierte E-Rechnungen – wie etwa in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD – grundsätzlich nicht mehr zusätzlich in bildhafter Form (z.B. als PDF oder Ausdruck) archiviert werden müssen. Die Anforderungen an eine bildhafte Kopie entfallen, sofern ein strukturierter Datensatz (XML-Datei) archiviert und bei Bedarf in identischer Form reproduziert werden kann. Das BMF stellt damit ausdrücklich klar, dass die Aufbewahrung rein strukturierter Inhalte ausreichend ist. Dies betrifft sowohl den Rechnungsversand als auch den Rechnungseingang.
Archivierungspflicht für strukturierte Formate
In Randziffer 76 der GoBD wurde die bisherige Formulierung überarbeitet. Unter anderem wird der Begriff „XML-File“ durch den präziseren Ausdruck „XML-Datei, strukturierter Teil einer E-Rechnung“ ersetzt. Zudem wird darauf hingewiesen, dass bei vollständig strukturierten E-Rechnungen – etwa im XRechnungs-Format – keine zusätzliche bildhafte Kopie notwendig ist, sofern die strukturierte Datei jederzeit systemseitig reproduzierbar ist. Dies erleichtert den Umgang mit digitalisierten Belegen erheblich und verringert den Speicher- und Archivierungsaufwand.
Eingangsrechnungen und die inhaltliche Prüfung
Eine weitere wichtige Änderung betrifft den Umgang mit eingehenden E-Rechnungen. Künftig reicht es aus, den strukturierten Datensatz inhaltlich zu prüfen. Eine separate PDF-Kopie muss für diesen Zweck nicht archiviert werden. Die Lesbarkeit für Menschen muss lediglich zum Zeitpunkt der Prüfung gewährleistet sein, eine dauerhafte bildhafte Archivkopie ist nicht erforderlich.
Umgang mit hybriden Rechnungsformaten
Bei hybriden Rechnungen, wie sie z.B. im ZUGFeRD-Format vorliegen und aus einem strukturierten XML-Datenteil sowie einer visuell lesbaren PDF-Datei bestehen, gilt künftig: Nur der strukturierte Teil muss archiviert werden. Der PDF-Teil ist nur dann ebenfalls aufbewahrungspflichtig, wenn er zusätzliche, im strukturierten Teil nicht enthaltene, steuerlich relevante Informationen enthält, etwa interne Buchungsvermerke oder Hinweise für die weitere Verarbeitung.
Hinweis: Mit dem BMF-Schreiben vom 14.07.2025 wird Klarheit über die GoBD-konforme Aufbewahrung elektronischer Rechnungen geschaffen. Durch den Fokus auf den strukturierten Datensatz anstelle der bildhaften Darstellung wird nicht nur die Rechtssicherheit gestärkt, sondern auch der digitale Arbeitsalltag praxisnäher und effizienter gestaltet. Unternehmen, die bereits auf E-Rechnungen setzen, profitieren direkt, sofern sie sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse die neuen Anforderungen erfüllen.
Ansprechpartner
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Wenden Sie sich gerne an Ihren lokalen Ansprechpartner oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unsere Kolleginnen und Kollegen helfen Ihnen bei allen auftretenden Fragen weiter.
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Dr. Stefan Grabs
Partner, Head of Sustainability, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Sustainability-Auditor IDW
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Jana Hesse
Partner, Wirtschaftsprüferin, Steuerberaterin
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Paula Holey
Partner, Steuerberaterin, Fachberaterin für Restrukturierung und Unternehmensplanung (DStV e.V.)
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Dirk Klingbeil
Partner, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
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Dr. Dirk Iwanowitsch
Partner, Wirtschaftsprüfer
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Volker Jüsgen
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Arno Kramer
Partner, Wirtschaftsprüfer
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Kathleen Morgenstern
Partner, Steuerberaterin
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Oliver Schmitz
Partner, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
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Santosh Varughese
Managing Partner, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Certified Public Accountant (U.S.)
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Dr. Stephan Zitzelsberger
Partner, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
