Kein Werbungskostenabzug bei Nutzung des Privatwagens trotz Firmenwagens

Nutzen Arbeitnehmer für Dienstreisen ihren privaten Pkw, obwohl ein kostenlos nutzbarer Firmenwagen bereitsteht, können die dadurch entstehenden Mehrkosten steuerlich unangemessen und damit nicht abziehbar sein. Dies hat der BFH mit Urteil vom 21.01.2026 (VI R 30/24) entschieden.

Firmenwagen bleibt zu Hause, Privatwagen fährt zur Dienstreise

Der Kläger war Arbeitnehmer einer Aktiengesellschaft und durfte einen Firmenwagen auch privat nutzen. Für berufliche Fahrten übernahm die Arbeitgeberin die Tankkosten des Firmenwagens vollständig. Die Nutzung eines privaten Fahrzeugs für Dienstreisen war nur ausnahmsweise vorgesehen; dann erstattete die Arbeitgeberin lediglich 0,30 Euro pro Kilometer.

Trotzdem fuhr der Kläger im Jahr 2021 drei Dienstreisen nicht mit dem Firmenwagen, sondern mit seinem privaten Sportwagen der Mittelklasse. Den Firmenwagen nutzte währenddessen seine Ehefrau. In der Einkommensteuererklärung machte der Kläger für 1.648 Kilometer Fahrtkosten von 3.758 Euro geltend. Grundlage war ein selbst ermittelter Kilometersatz von 2,28 Euro.

Das Finanzamt erkannte diese Kosten nicht an. Das Niedersächsische Finanzgericht gab dem Kläger zunächst Recht. Der Bundesfinanzhof hob dieses Urteil nun auf.

Grundsatz: Dienstreisekosten mit Privatwagen können Werbungskosten sein

Der BFH hob die Entscheidung der Vorinstanz auf und wies die Klage ab. Damit versagte er den Abzug der Werbungskosten vollständig.

Nach Auffassung des Gerichts sind Aufwendungen für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug in der Regel nicht abzugsfähig, wenn dem Steuerpflichtigen ein Firmenwagen zur Verfügung steht und er bei dessen Nutzung keine eigenen Kosten hätte.

Der BFH bestätigte zunächst den allgemeinen Ausgangspunkt: Nutzt ein Arbeitnehmer für berufliche Auswärtstätigkeiten sein privates Fahrzeug, kann er grundsätzlich die tatsächlichen Kosten als Werbungskosten geltend machen. Dazu darf ein individueller Kilometersatz auf Basis der jährlichen Fahrzeugkosten berechnet werden. Dieser Grundsatz half dem Kläger jedoch nicht. Denn im konkreten Fall kam eine weitere steuerliche Grenze zum Tragen. 

Durch das gesetzliche Abzugsverbot für unangemessene Aufwendungen wird dieser Grundsatz eingeschränkt. Gemäß § 9 Abs. 5 EStG in Verbindung mit § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 7 EStG sind Aufwendungen, die zwar beruflich veranlasst sind, nach allgemeiner Verkehrsauffassung jedoch als unangemessen gelten, nicht abziehbar.

Private Motivation steht im Vordergrund

Entscheidend war für den BFH, warum der Kläger den Privatwagen nutzte. Einen beruflichen Grund für die Wahl des privaten Fahrzeugs gab es nicht. Der Kläger tat dies, damit seine Ehefrau während seiner Abwesenheit den Firmenwagen nutzen konnte.

Somit beruhte die sogenannte „Über-Kreuz-Nutzung“ nach Auffassung des Gerichts ausschließlich auf privaten Gründen. Die Dienstreisen selbst waren zwar beruflich veranlasst. Die zusätzlichen Kosten durch den Privatwagen entstanden aber nur deshalb, weil der eigentlich vorgesehene und kostenfreie Firmenwagen privat anderweitig genutzt wurde.

Kein Abzug wegen unangemessener Kosten

Ein ordentlicher und gewissenhafter Steuerpflichtiger hätte in dieser Lage die zusätzlichen Kosten nicht auf sich genommen, so der BFH. Bei Nutzung des Firmenwagens wären dem Kläger keine Fahrtkosten entstanden, weil die Arbeitgeberin diese übernommen hätte.

Deshalb seien die Aufwendungen für die drei Dienstreisen mit dem Privatwagen in voller Höhe unangemessen. Es komme nicht darauf an, ob die Kosten im Verhältnis zu den Einkünften des Klägers noch vertretbar erscheinen. Maßgeblich sei vielmehr, dass der Mehraufwand allein aus privaten Gründen verursacht wurde.

Bedeutung für die Praxis

Die Entscheidung hat erhebliche praktische Relevanz für Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen nutzen. Sie macht deutlich, dass bei der steuerlichen Berücksichtigung von Fahrtkosten nicht nur die berufliche Veranlassung der Reise, sondern auch die Angemessenheit der konkreten Aufwendungen geprüft wird.

Zwar bleibt die Wahl des Verkehrsmittels grundsätzlich dem Steuerpflichtigen überlassen. Diese Wahlfreiheit findet jedoch ihre Grenze dort, wo die Entscheidung wesentlich durch private Motive geprägt ist und vermeidbare Mehrkosten entstehen.

Für die praktische Umsetzung bedeutet dies insbesondere:

• Wenn ein Firmenwagen kostenfrei oder nahezu kostenfrei für dienstliche Fahrten zur Verfügung gestellt wird, sollten Arbeitnehmer diesen grundsätzlich auch nutzen.
• Die Nutzung eines privaten Fahrzeugs kann nur dann steuerlich berücksichtigt werden, wenn nachvollziehbare berufliche Gründe vorliegen.
• Überwiegend private Motive – etwa die Überlassung des Firmenwagens an Familienangehörige – führen regelmäßig zum vollständigen Ausschluss eines Werbungskostenabzugs.

Hinweis: Steuerpflichtige sollten bei Dienstreisen dokumentieren, warum sie ein bestimmtes Fahrzeug genutzt haben. Steht ein Firmenwagen ohne eigene Kosten zur Verfügung, sollte dieser grundsätzlich auch eingesetzt werden. Die Nutzung des Privatwagens ist steuerlich nur dann unproblematisch, wenn es dafür einen nachvollziehbaren beruflichen Grund gibt. Andernfalls droht der Verlust des Werbungskostenabzugs. Gerne beraten wir Sie!