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EmailAnforderungen an eine Rechnung: Warum klare Kennzeichnung Pflicht ist
Weist ein bloßes Zahlungspapier offen Umsatzsteuer aus und erweckt damit den Eindruck einer Leistungsabrechnung, kann es als „Rechnung“ nach § 14c Abs. 2 UStG gelten mit der Folge einer Steuerschuld des Ausstellers. Dies hat der BFH mit Beschluss vom 19.03.2025 (XI R 4/22) klargestellt.
Darum ging es im Streitfall
Eine GmbH koordinierte Beobachtungsstudien für Pharmaunternehmen. Die Ärzte rechnete sie im Namen und Auftrag der Auftraggeber per Gutschrift ab. Parallel sandte die GmbH „Abforderungsschreiben“ über auf ein Honorarkonto zu überweisende Beträge mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer. Das Finanzamt sah darin unberechtigte Steuerausweise (§ 14c Abs. 2 UStG) und erhöhte die Umsatzsteuer 2014–2016. Das Finanzgericht wies die Klage ab; auch die Revision blieb vor dem BFH erfolglos.
Die Entscheidung des BFH
Die Abforderungsschreiben enthielten zwar keine eigenständige Leistungsbeschreibung, verwiesen jedoch auf Angebote, Bestellungen, Projektbezeichnungen und „Lieferdaten“. Ausschlaggebend sei, dass der offene Umsatzsteuerausweis in einem an sich bloßen Zahlungspapier überflüssig und widersprüchlich war und den Anschein einer Leistungsabrechnung vermittelte. Damit wäre die Gefahr eines unberechtigten Vorsteuerabzugs nicht ausgeschlossen; bei mindestens einem Auftraggeber habe sie sich realisiert.
Folglich seien die Schreiben als Rechnungen im Sinne des § 14c Abs. 2 UStG zu qualifizieren. Steuerschuldnerin sei die Ausstellerin der Schreiben, nicht die Ärzte. Eine Berichtigung nach § 14c Abs. 2 S. 3–5 UStG sei möglich und wirke ab dem Zeitpunkt, ab dem die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt sei.
Hinweis: Abforderungsschreiben, Vorschussanforderungen oder Mitteilungen im Rahmen einer Honorarverwaltung sollten keinen Umsatzsteuerausweis enthalten, wenn keine eigene Leistung abgerechnet wird. Eine eindeutige Kennzeichnung als Zahlungsanforderung ohne Rechnungscharakter und ein klarer Hinweis auf die separate Abrechnung (etwa per Gutschrift) verhindern Missverständnisse. Gerne beraten wir Sie hierzu, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.
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