Weiteres BMF-Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht

Seit dem 01.01.2025 müssen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich als elektronische Rechnung ausgestellt werden. Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und automatisiert verarbeitet werden kann. Reine PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen erfüllen diese Anforderungen nicht. Zulässige Formate sind beispielsweise die XRechnung oder ZUGFeRD.

Übergangsregelungen zur E-Rechnung bis 2027

Für Rechnungsaussteller gelten weiterhin Übergangsregelungen. So können bis Ende 2026 grundsätzlich noch sonstige Rechnungen, etwa in Papierform oder als PDF, verwendet werden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen diese Vereinfachung sogar noch bis Ende 2027 nutzen.

Wichtig: Die Übergangsregelungen betreffen ausschließlich den Versand von Rechnungen. Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen bereits technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein Anspruch auf Ausstellung einer alternativen Rechnung besteht nicht.

Auch für den Vorsteuerabzug spielt die Einhaltung der neuen Vorgaben eine zentrale Rolle. Wenn der leistende Unternehmer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, aber stattdessen eine unzulässige Rechnung ausstellt, kann sich das auf den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers auswirken.

Neues BMF-Schreiben bringt weitere Klarstellungen

Mit dem aktuellen Schreiben reagiert das BMF auf zahlreiche Praxisfragen und schafft zusätzliche Rechtssicherheit für Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Berater. Die Finanzverwaltung konkretisiert dabei eine Reihe bislang offener Anwendungsfragen und sorgt für mehr Planungssicherheit bei der praktischen Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Dadurch werden insbesondere bestehende Prozesse vereinfacht und unnötige bürokratische Belastungen vermieden.

Erleichterungen bei Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem verpflichtenden Einsatz der E-Rechnung ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung erstellt werden, auch wenn die Zahlung oder Leistung erst zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt. Darüber hinaus beanstandet die Finanzverwaltung bis zum 30.06.2030 nicht, wenn vereinnahmte Teilentgelte in der Schlussrechnung über einen unstrukturierten Anhang ausgewiesen werden. Damit wird die im BMF-Schreiben vom 15.10.2024 enthaltene Übergangsregelung verlängert und ausgedehnt.

Besonderheiten bei Bauleistungen

Bei E-Rechnungen über Bauleistungen wird es vorerst nicht beanstandet, wenn im strukturierten Datenteil lediglich die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen ausgewiesen werden. Es ist jedoch wichtig, dass eine detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis in einer für Menschen lesbaren eingebetteten Anlage enthalten ist und im strukturierten Teil eindeutig darauf verwiesen wird. Diese Regelung soll die branchenspezifischen Besonderheiten berücksichtigen und die praktische Umsetzung erleichtern.

Vereinfachungen für Unternehmen mit Massenkundengeschäften

Für Unternehmen mit einer großen und gemischten Kundenstruktur – etwa Energieversorger oder Telekommunikationsanbieter – genügt künftig eine einmalige Abfrage zu Beginn oder bei Änderung eines Vertrags, ob der Kunde als Unternehmer handelt. Wiederkehrende Nachfragen sind laut BMF nicht erforderlich.

Vereinfachungen bei Boni, Skonti und Rabattvereinbarungen

Zudem hat das BMF die Anforderungen an Boni, Skonti und andere Entgeltminderungen präzisiert. Bislang musste bei bereits vereinbarten, aber der Höhe nach noch nicht feststehenden Preisnachlässen in der Rechnung auf die zugrunde liegende Vereinbarung hingewiesen werden.

Künftig genügt ein allgemeiner Verweis auf eine schriftlich geschlossene Entgeltminderungsvereinbarung, sofern diese im Rahmen der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungen kurzfristig vorgelegt werden kann und eine eindeutige Nachprüfung möglich ist. Dadurch reduziert sich der administrative Aufwand für Unternehmen erheblich. Ändert sich die Vereinbarung nach Ausstellung der Rechnung, ist zudem grundsätzlich keine Rechnungsberichtigung erforderlich.

Klarstellungen zur Berichtigung von E-Rechnungen

Das BMF äußert sich erstmals auch ausführlicher zur Berichtigung von E-Rechnungen. Wenn für den ursprünglichen Umsatz eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, muss auch die Korrektur grundsätzlich in elektronischer Form erfolgen.

Es ist technisch noch nicht abschließend festgelegt, welcher Rechnungstyp dabei für die in der Praxis gebräuchlichen Korrekturarten zu verwenden ist. Aber unabhängig davon, ob die Berichtigung durch eine ersetzende Rechnung, eine ergänzende Korrekturrechnung oder eine kaufmännische Gutschrift erfolgt, ist laut Finanzverwaltung entscheidend, dass sich die tatsächlich maßgeblichen Rechnungsangaben aus dem Zusammenspiel von ursprünglicher Rechnung und Berichtigung eindeutig ergeben. 

Darüber hinaus stellt das BMF klar, dass eine Berichtigung auch durch eine Gutschrift des Leistungsempfängers möglich ist. Voraussetzung hierfür ist eine entsprechende Vereinbarung zwischen den Beteiligten sowie ein eindeutiger Bezug zur ursprünglichen Rechnung.

Öffentliche Verwaltung: E-Rechnungspflicht nur für den unternehmerischen Bereich

Das BMF stellt außerdem klar, dass die umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Leistungen an die öffentliche Hand nur dann greift, wenn diese im Rahmen ihres unternehmerischen Bereichs tätig wird. Damit wird eine wichtige Abgrenzungsfrage zwischen hoheitlichem und wirtschaftlichem Handeln beantwortet.

Wichtige Übergangsregelung für Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben

Besondere Aufmerksamkeit verdient die neue Verwaltungsauffassung zu Bescheiden über öffentlich-rechtliche Abgaben wie Gebühren oder Beiträge. Grundsätzlich können diese Bescheide die Anforderungen an eine Rechnung erfüllen und somit unter die E-Rechnungspflicht fallen.

Um den betroffenen Behörden und Einrichtungen jedoch ausreichend Zeit für die technische Umstellung einzuräumen, beanstandet die Finanzverwaltung bis zum 30.06.2030 nicht, wenn entsprechende Bescheide weiterhin in Papierform oder in einem sonstigen Rechnungsformat übermittelt werden.

Hinweis: Mit dem Schreiben vom 15.10.2026 schafft das BMF mehr Rechtssicherheit und praxisgerechte Erleichterungen. Insbesondere die Übergangsregelung für öffentlich-rechtliche Abgaben sowie die Klarstellungen zu Anzahlungsrechnungen und Massenkundengeschäften werden viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen entlasten. Gleichzeitig ist eine frühzeitige Anpassung von ERP-, Buchhaltungs- und Archivierungssystemen weiterhin entscheidend, um die E-Rechnungspflichten dauerhaft und rechtssicher zu erfüllen. Gerne beraten wir Sie!