Gesetzgeber verschärft Anforderungen an Kassenaufzeichnungen

In Deutschland sind moderne elektronische Kassensysteme weit verbreitet. Es gibt jedoch noch über 100.000 sogenannte offene Ladenkassen. Das sind Kassen, die ohne elektronische Aufzeichnungssysteme geführt werden. Die Steuerpflichtigen müssen ihre Aufzeichnungen eigenständig dokumentieren.

Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Umsatz

Das Kernstück des Gesetzentwurfs ist die ab dem 01.01.2028 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 100.000 Euro verpflichtend werdende elektronische Registrierkasse. Hintergrund ist, dass sogenannte offene Ladenkassen nach Ansicht des Gesetzgebers ein erhöhtes Risiko für nicht ordnungsgemäß erfasste Umsätze und damit für Steuerhinterziehung bieten.

Künftig sollen elektronische Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) sicherstellen, dass Geschäftsvorfälle manipulationssicher aufgezeichnet werden. Dadurch sollen Unregelmäßigkeiten bei Kassenaufzeichnungen schneller erkannt und steuerliche Prüfungen erleichtert werden.

Von der Kassenpflicht ausgenommen bleiben Unternehmen mit Barumsätzen von weniger als 12.000 Euro pro Jahr. Darüber hinaus können durch Rechtsverordnung weitere Ausnahmen festgelegt werden, beispielsweise für Vertrauenskassen, bestimmte Direktvermarkter oder Marktstände.

Papierbons sollen entfallen

Parallel zur Einführung der Registrierkassenpflicht soll die bisherige Pflicht zur Ausgabe von Papierbelegen abgeschafft werden. Ab dem Jahr 2028 sollen Unternehmen stattdessen elektronische Belege bereitstellen können. Diese müssen von den Kunden jedoch nicht zwingend entgegengenommen werden.

Die geplante Umstellung soll den Verwaltungsaufwand reduzieren und einen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit leisten. Auch rein steuerliche Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse müssen künftig nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden.

Verschärfte Sanktionen bei Manipulationen

Der Gesetzentwurf sieht zudem neue Sanktions- und Ermittlungsinstrumente vor. So ist unter anderem ein eigener Straftatbestand für den Einsatz und Vertrieb von Manipulationssoftware für elektronische Aufzeichnungssysteme geplant. Verstöße gegen die elektronische Belegbereitstellung oder die Nutzungspflicht von Kassensystemen mit TSE sollen darüber hinaus als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden können.

Zudem sollen die Ermittlungsbefugnisse der Finanzbehörden erweitert werden, um Manipulationen an elektronischen Aufzeichnungssystemen effektiver verfolgen zu können.

Steuerliche Aspekte bei der Anschaffung einer Registrierkasse

Grundsätzlich sind Registrierkassen Wirtschaftsgüter, die von Steuerpflichtigen über mehr als ein Jahr genutzt werden können. Damit wären sie über die gewöhnliche Nutzungsdauer von sechs Jahren in jedem Jahr nur anteilig steuerlich absetzbar.

Wenn die Anschaffungskosten 800 Euro nicht übersteigen, kann die Kasse als geringwertiges Wirtschaftsgut vollständig im Wirtschaftsjahr der Anschaffung steuerlich geltend gemacht werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Für kleine und mittlere Betriebe (mit einem Gewinn von bis zu 200.000 Euro im Jahr) besteht sogar die Möglichkeit, die Anschaffung von Kassen bis 1.600 Euro durch die gewinnmindernde Herabsetzung der Anschaffungskosten um bis zu 50 % im Rahmen des Investitionsabzugsbetrages nach § 7g EStG in Kombination mit der Sofortabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Absatz 2 EStG vollständig im Wirtschaftsjahr der Anschaffung steuerlich zu berücksichtigen.

Hinweis: Auch wenn die Neuregelungen erst ab 2028 in Kraft treten sollen, empfiehlt sich eine frühzeitige Prüfung der bestehenden Kassen- und Belegprozesse. Unternehmen, die derzeit noch offene Ladenkassen verwenden, sollten rechtzeitig bewerten, ob sie in elektronische Kassensysteme investieren müssen. Gleichzeitig bietet die Einführung digitaler Belege die Chance, interne Prozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Gerne beraten wir Sie!