BMF-Stellungnahme zur elektronischen Bekanntgabe von Steuerbescheiden ab dem Jahr 2027

Die Neuregelung betrifft Verwaltungsakte, die von der Finanzverwaltung elektronisch zum Datenabruf bereitgestellt werden. Dazu können insbesondere Steuerbescheide, Steuermessbescheide und Feststellungsbescheide gehören.

Übergangsregelung für das Jahr 2026

Obwohl die Neufassung des § 122a AO bereits am 01.01.2026 in Kraft getreten ist, wird die elektronische Bekanntgabe im laufenden Jahr noch nicht automatisch zum Regelfall. Die entsprechende Regelung ist erst auf nach dem 31.12.2026 bekannt gegebene Verwaltungsakte anzuwenden.

Daher gilt für das Jahr 2026 weiterhin: Ein Verwaltungsakt wird nur dann elektronisch bekannt gegeben, wenn der Steuerpflichtige oder sein Empfangsbevollmächtigter zuvor in die elektronische Bekanntgabe eingewilligt hat. Eine solche Einwilligung kann auch noch im Laufe des Jahres 2026 erteilt werden.

Elektronische Bekanntgabe wird ab 2027 zum Regelfall

Für Verwaltungsakte, die nach dem 31.12.2026 bekannt gegeben werden, ändert sich das bisherige Verfahren grundlegend. Eine ausdrückliche Einwilligung in die elektronische Bekanntgabe ist dann grundsätzlich nicht mehr erforderlich.

Steuerverwaltungsakte sollen künftig elektronisch zum Datenabruf bereitgestellt werden, sofern kein Antrag auf postalische Bekanntgabe gestellt wurde. Damit wird die elektronische Übermittlung zum Regelfall, während die Bekanntgabe auf dem Postweg ausdrücklich beantragt werden muss.

Der Antrag auf postalische Bekanntgabe kann sich auf eine einzelne Bekanntgabe oder dauerhaft auf künftige Bekanntgaben beziehen. Nach den Ausführungen zur Neuregelung können Antrag und Widerruf für sämtliche Verwaltungsakte zu derselben Steuernummer nur einheitlich ausgeübt werden.

Kein Anspruch auf elektronische Bekanntgabe

Auch wenn die elektronische Bereitstellung künftig der Regelfall sein soll, besteht kein Rechtsanspruch darauf, dass ein Verwaltungsakt elektronisch bekannt gegeben wird. Die Finanzbehörde kann daher weiterhin einen anderen Bekanntgabeweg wählen und den Verwaltungsakt insbesondere postalisch übermitteln.

Die elektronische Bekanntgabe ist derzeit nur für Einkommensteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer möglich. Für alle anderen Steuer- und Feststellungsbescheide ist sie aus technischen Gründen nicht möglich. Das gilt auch für Umsatzsteuer- und Feststellungsbescheide.

Bekanntgabe grundsätzlich vier Tage nach Bereitstellung

Von besonderer Bedeutung ist die sogenannte Bekanntgabevermutung. Ein elektronisch bekannt zu gebender Verwaltungsakt gilt grundsätzlich am vierten Tag nach seiner Bereitstellung zum Datenabruf als bekannt gegeben.

Entscheidend ist künftig somit der Zeitpunkt, zu dem der Verwaltungsakt im elektronischen Postfach bereitgestellt wird. Auf den tatsächlichen Abruf des Dokuments kommt es für die gesetzliche Bekanntgabevermutung grundsätzlich nicht an.

Am Tag der Bereitstellung wird der Steuerpflichtige oder der berechtigte Steuerberater weiterhin elektronisch über die Abrufmöglichkeit und deren rechtliche Wirkungen informiert. Nach der Neuregelung hat diese Benachrichtigung jedoch nur noch Hinweisfunktion. Sie ist nicht mehr der maßgebliche Anknüpfungspunkt für die Berechnung des Bekanntgabezeitpunkts.

Bedeutung für Rechtsbehelfsfristen

Der Zeitpunkt der Bekanntgabe ist insbesondere für den Beginn gesetzlicher Fristen relevant. Hierzu gehört beispielsweise die Frist für die Einlegung eines Einspruchs gegen einen Steuerbescheid.

Da die Bekanntgabevermutung künftig bereits an die elektronische Bereitstellung anknüpft, sollten Steuerpflichtige und ihre Bevollmächtigten sicherstellen, dass die hinterlegten Kontaktdaten aktuell sind und eingehende Benachrichtigungen zeitnah bearbeitet werden. Ebenso muss gewährleistet sein, dass elektronische Postfächer regelmäßig kontrolliert und bereitgestellte Dokumente zeitnah bearbeitet werden. Auch Vertretungs- und Abwesenheitsregelungen sollten entsprechend ausgestaltet sein.

Handlungsbedarf für Steuerpflichtige und Unternehmen

Steuerpflichtige sowie Unternehmen sollten die Übergangsphase im Jahr 2026 nutzen, um ihre internen Prozesse auf die ab dem Jahr 2027 geltende elektronische Bekanntgabe vorzubereiten. In diesem Zusammenhang können insbesondere folgende Punkte von Relevanz sein:

• Zuständigkeiten für die Kontrolle elektronischer Postfächer festlegen,
• regelmäßige Abruf- und Bearbeitungsprozesse einrichten,
• Vertretungsregelungen für Urlaub und Krankheit treffen,
• Benachrichtigungs- und Kontaktdaten aktuell halten,
• Dokumente revisionssicher ablegen,
• Fristen aus elektronisch bereitgestellten Bescheiden zuverlässig überwachen,
• prüfen, ob in bestimmten Fällen weiterhin eine postalische Bekanntgabe gewünscht ist.

Hinweis: Besonders relevant ist die neue Anknüpfung der Bekanntgabevermutung an die Bereitstellung des Verwaltungsakts. Elektronische Postfächer und die damit verbundenen Fristen sollten daher künftig ebenso sorgfältig überwacht werden wie der klassische Posteingang.