Digitalisierung des Beurkundungsverfahrens: Regierung beschließt Gesetzentwurf

Die bisherige notarielle Beurkundung in Deutschland basiert weitgehend auf Papier. Sowohl die Erstellung der Urkunden als auch der anschließende Austausch zwischen Notaren, Gerichten und Behörden erfolgen in der Regel auf dem Postweg. Der neue Gesetzentwurf setzt genau hier an und zielt darauf ab, diese Prozesse grundlegend zu modernisieren. Im Zentrum steht die vollständige Digitalisierung der notariellen Abläufe – von der Beurkundung selbst bis hin zur nachgelagerten Kommunikation mit Ämtern und Institutionen. Dadurch sollen Medienbrüche vermieden, der Aufwand reduziert und der Zugang zu notariellen Leistungen erleichtert werden.

Elektronische Präsenzbeurkundung

Ein zentraler Bestandteil des Gesetzentwurfs ist die sogenannte elektronische Präsenzbeurkundung. Künftig sollen notarielle Urkunden bereits während des Beurkundungstermins digital erstellt werden können. Die beteiligten Personen können ihre Unterschriften entweder über ein elektronisches Unterschriftenpad oder mithilfe qualifizierter elektronischer Signaturen leisten. Notarinnen und Notare werden die Urkunden ebenfalls elektronisch signieren können. Um dies zu ermöglichen, stellt die Bundesnotarkammer ein zentrales Signatursystem bereit, das die rechtssichere elektronische Beurkundung gewährleistet. Das umständliche Ausdrucken, manuelle Unterzeichnen und spätere Einscannen von Urkunden entfällt damit vollständig.

Nachbearbeitung und Kommunikation

Auch für die Zeit nach der Beurkundung sieht der Gesetzentwurf weitreichende Neuerungen vor. So soll die Kommunikation zwischen Notaren und Behörden oder Gerichten künftig vollständig digital erfolgen. Der Austausch mit Gerichten und Verwaltungsstellen wird dabei über das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) abgewickelt. Die Übermittlung steuerlicher Anzeigen an die Finanzverwaltung erfolgt über das ELSTER-System. Dadurch können insbesondere bei Immobiliengeschäften Genehmigungsverfahren beschleunigt und Medienbrüche vermieden werden. Der Gesetzentwurf sieht auch die Kommunikation mit unterschiedlichen Behördeninstanzen vor und führt hierfür abgestimmte digitale Schnittstellen ein.

Zeitplan der Umsetzung

Die neuen Regelungen zur elektronischen Beurkundung sollen unmittelbar nach Inkrafttreten des Gesetzes anwendbar sein. Die Kommunikation mit Gerichten kann dann ebenfalls sofort digital erfolgen. Für den Austausch mit den Finanzbehörden ist ein gestuftes Einführungsmodell vorgesehen. Bereits ab dem Starttermin ist die elektronische Übermittlung von Veräußerungsanzeigen möglich. 

Die Übermittlung von Unbedenklichkeitsbescheinigungen muss spätestens zum 01.01.2028 verpflichtend digital erfolgen. Weitere steuerliche Meldungen sollen schrittweise folgen, sobald die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen sind. Die einzelnen Bundesländer haben die Befugnis, mittels eigener Verordnungen frühere Einführungstermine festzulegen, wobei der 01.01.2027 als spätester Termin zu berücksichtigen ist.

Elektronische Legalisation

Der Gesetzentwurf enthält darüber hinaus Regelungen zur sogenannten elektronischen Legalisation. Bislang war es nur möglich, Papierurkunden durch konsularische Stellen oder Behörden als echt zu bestätigen. Künftig soll dies auch für elektronische Dokumente möglich sein, insbesondere für solche, die nicht unter das Haager Apostille-Übereinkommen fallen. Damit wird ein weiterer wichtiger Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung grenzüberschreitender Dokumentenprozesse vollzogen.