Hinweise gem. Art. 13, 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten

 

Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

Nexia GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft | Steuerberatungsgesellschaft
Georg-Glock-Straße 4, 40474 Düsseldorf, Deutschland

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite.
https://www.nexia.de/impressum

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: datenschutz@nexia.de

Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise informieren Sie nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung von Online-Seminaren der Nexia GmbH. Sie gelten sowohl für moderatorengeführte Live-Online-Seminare als auch für Seminarformate ohne Live-Moderation, bei denen Teilnehmer über die Seminarplattform auf Veranstaltungsunterlagen zugreifen. Für Präsenzveranstaltungen vor Ort gelten die separaten Datenschutzhinweise „Events“ der Nexia-Website.

Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen der Anmeldung über unsere Website verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten und Organisationsdaten. Je nach Formular sind dies insbesondere Termin/Datum, Anrede, Vorname, Nachname, E‑Mail-Adresse sowie optional Telefon, Position im Unternehmen und weitere Angaben zur Firma und Adresse. Pflichtfelder sind im Formular entsprechend gekennzeichnet. Wenn ein Unternehmen mehrere Teilnahmen bucht, verarbeiten wir darüber hinaus die Daten des Bestellers bzw. Ansprechpartners sowie Rechnungs- und Zahlungsinformationen (Rechnungsadresse, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus). 

Für den Zugang zum Online-Seminar stellen wir Einladungs- bzw. Zugangscodes in Form von Weblinks bereit. Welche Person innerhalb eines Unternehmens welchen Code nutzt, entscheidet das buchende Unternehmen eigenverantwortlich. Wir können aus technischen Gründen verarbeiten, ob ein Code verwendet wurde, um den Zugang bereitzustellen, Störungen zu beheben und Missbrauch zu verhindern. 

Bei moderatoren-geführten Live-Online-Seminaren findet der Termin über Microsoft Teams statt. Dabei werden abhängig von Ihrer Nutzung insbesondere Ihr Anzeigename, ggf. Ihre E‑Mail-Adresse, Meeting-Metadaten (z. B. Datum und Uhrzeit) sowie ggf. Inhalte verarbeitet, die Sie aktiv bereitstellen, etwa Audio-/Video-Daten oder Chat-Beiträge, wenn Sie diese Funktionen verwenden. 

Parallel oder alternativ stellen wir Seminarunterlagen über eine Seminarplattform bereit, die Sie über den bereitgestellten Weblink im Browser aufrufen. Bei der Nutzung der Seminarplattform fallen regelmäßig technische Nutzungsdaten an, wie etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie Informationen zu Browser und Endgerät, soweit dies zur Auslieferung der Inhalte, zur IT-Sicherheit sowie zur Fehleranalyse erforderlich ist. 

Während eines Live-Online-Seminars kann es die Möglichkeit geben, freiwillig an Umfragen über die Seminarplattform teilzunehmen. Die Umfrageergebnisse werden dabei grundsätzlich nur aggregiert (z. B. als Prozentwerte) dargestellt und nicht namentlich einzelnen Teilnehmenden zugeordnet. 

Am Ende eines Online-Seminars kann optional eine Teilnahmebestätigung als PDF erstellt werden. Hierfür geben Sie, wenn Sie dies wünschen, selbst einen Namen ein, der in die Teilnahmebestätigung übernommen wird.
 

Microsoft Forms

Für die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen setzen wir Microsoft Forms als Online-Formulardienst ein. Die von Ihnen in das Anmeldeformular eingegebenen Daten (insbesondere Anrede, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Unternehmenszugehörigkeit und sonstige veranstaltungsbezogene Angaben) werden über Microsoft Forms an uns übermittelt und auf Servern von Microsoft gespeichert. 
Microsoft Forms ist ein Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gem. Art. 28 DSGVO. Microsoft verarbeitet die Daten ausschließlich nach unseren Weisungen und für die Abwicklung der Anmeldung. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der im Formular angegebenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anmeldung unmittelbar durch die teilnehmende Person selbst erfolgt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Erfolgt die Anmeldung durch ein Unternehmen für seine Mitarbeiter, stützen wir die Verarbeitung der Teilnehmerdaten zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Organisation und Durchführung der Veranstaltung sowie in der Kommunikation mit den Teilnehmern.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten, die Teilnahme organisatorisch zu ermöglichen, Ihnen Informationen zur Veranstaltung zu senden und das Online-Seminar durchzuführen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit ein Unternehmen die Teilnahme für Mitarbeitende bucht und die Teilnehmenden nicht selbst Vertragspartei sind, erfolgt die Verarbeitung der Teilnehmerdaten zur Organisation, Kommunikation und Durchführung des Online-Seminars auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der ordnungsgemäßen Durchführung der Veranstaltung und der Kommunikation mit den Teilnehmenden.

Soweit Buchung, Abrechnung und Zahlungsvorgänge betroffen sind, verarbeiten wir Daten zur Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtungen, insbesondere handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten). Soweit wir Kontaktdaten von Ansprechpartnern des buchenden Unternehmens verarbeiten, stützen wir dies zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwicklung und Kommunikation im Rahmen der Buchung.

Für die Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Seminarplattform sowie für die technische Bereitstellung von Zugangscodes verarbeiten wir technische Nutzungsdaten, soweit dies notwendig ist, um Inhalte auszuliefern, Störungen zu beheben, die Systemsicherheit zu gewährleisten und Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Bereitstellung unserer Online-Angebote. 

Die freiwillige Teilnahme an Umfragen dient der interaktiven Gestaltung des Online-Seminars. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Inhalte und Abläufe adressatengerecht auszurichten, ohne Einzelpersonen zu bewerten. Es werden keine Auswertungen auf Einzelpersonenebene erstellt. 

Die Erstellung einer Teilnahmebestätigung erfolgt nur, wenn Sie diese Funktion aktiv nutzen und einen Namen eingeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), die Sie durch die Eingabe des Namens und das Auslösen der Erstellung erteilen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; soweit wir den eingegebenen Namen nicht dauerhaft speichern, besteht der Widerruf praktisch darin, die Funktion künftig nicht zu nutzen. 

Eine Aufzeichnung oder Transkription von Live-Online-Seminaren ist standardmäßig nicht vorgesehen. Sollte ausnahmsweise eine Aufzeichnung geplant sein, werden wir Sie vorab gesondert informieren und die Verarbeitung nur auf einer geeigneten Rechtsgrundlage durchführen, regelmäßig auf Basis einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
 

Keine eigenständigen Aufzeichnungen/Transkriptionen durch Teilnehmer

Wir gestatten es Teilnehmern nicht, Live-Online-Seminare oder deren Inhalte (einschließlich Audio/Video, Chat und geteilte Inhalte) eigenständig über eigene Aufnahme- oder Transkriptions-Tools (z. B. separate Recorder-Software, Browser-Add-Ins oder externe Meeting-Bots) aufzuzeichnen, zu transkribieren oder automatisiert mitzuschneiden.

Hintergrund ist, dass solche Mitschnitte regelmäßig eine eigenständige Datenverarbeitung in eigener Verantwortlichkeit des jeweiligen Teilnehmers darstellen können und hierfür, je nach Ausgestaltung, eigene Informationspflichten und Rechtsgrundlagen (insbesondere Einwilligungen aller Betroffenen) erforderlich sein können. Unabhängig davon können heimliche Tonaufnahmen strafrechtlich relevant sein (§ 201 StGB).

Bitte nutzen Sie ausschließlich die durch Nexia bereitgestellten und freigegebenen Funktionen. Bei Verstößen behalten wir uns vor, die betroffene Person vom Seminar auszuschließen bzw. das Seminar abzubrechen.

Empfänger und Dienstleister

Innerhalb der Nexia GmbH erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Organisation, Durchführung und Abrechnung des Online-Seminars benötigen. Soweit wir Dienstleister einsetzen, erfolgt dies im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. 

Für moderatorengeführte Live-Online-Seminare nutzen wir Microsoft Teams. Microsoft verarbeitet dabei personenbezogene Daten als Dienstleister im Rahmen der Bereitstellung des Kommunikations- und Kollaborationstools; zusätzlich kann Microsoft für bestimmte Verarbeitungen eigenständig verantwortlich sein, wie in den Informationen zu Microsoft Teams beschrieben. 

Für die Seminarplattform können Hosting- und IT-Dienstleister eingesetzt werden. Die konkrete Benennung und der Hosting-Standort richten sich nach der jeweils eingesetzten Infrastruktur; soweit ein externer Hosting-Dienstleister eingesetzt wird, erfolgt dies als Auftragsverarbeiter.

Übermittlungen in Drittländer

Im Rahmen der Organisation und Durchführung unserer Online-Seminare erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums. Für die Durchführung über Microsoft Teams nutzen wir eine von uns konfigurierte Microsoft-Umgebung innerhalb der EU-Boundary; eine Verarbeitung außerhalb der EU/EWR findet dabei nicht statt. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Microsoft Teams und den dort getroffenen Einstellungen finden Sie in unseren separaten Datenschutzhinweisen zu Microsoft Teams.

Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Organisations- und Kommunikationsdaten zur Seminarteilnahme werden grundsätzlich bis zur Durchführung und Nachbereitung des Online-Seminars gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder wir die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. 

Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben in der Regel sechs bzw. zehn Jahre aufbewahrt, abhängig von der jeweiligen Dokumentart. 

Technische Protokolldaten der Seminarplattform werden zu Sicherheits- und Fehleranalysezwecken für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und anschließend gelöscht.

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten sind erforderlich, um Ihre Anmeldung zu bearbeiten und Ihnen die Teilnahme am Online-Seminar zu ermöglichen. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme regelmäßig nicht möglich. Freiwillige Angaben, etwa eine Telefonnummer, können Sie weglassen, ohne dass dies die Teilnahme grundsätzlich verhindert.

Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie das Recht, Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen einzulegen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenn die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Zusammenhang mit unseren Online-Seminaren nicht statt.

Letzte Aktualisierung der Datenschutzhinweise für Online-Seminare: 02/2026