Hinweise gem. Art. 13, 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten
 

Verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

Nexia GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft | Steuerberatungsgesellschaft
Georg-Glock-Straße 4, 40474 Düsseldorf, Deutschland

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite. https://www.nexia.de/impressum

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: datenschutz@nexia.de
 

Zweck der Verarbeitung

Die Nexia GmbH nutzt verschiedene Anwendungen des Cloud-Dienstes Microsoft 365. Hierzu gehören insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, SharePoint und Microsoft Forms.

Die Anwendungen werden zur internen und externen Zusammenarbeit, Kommunikation, Dokumentenbearbeitung und Organisation von Geschäftsprozessen eingesetzt.

Microsoft Forms kann insbesondere für Anmeldungen, Abfragen, Umfragen, Feedback, interne Erhebungen und vergleichbare Formulare genutzt werden. Der konkrete Zweck ergibt sich jeweils aus dem Inhalt des Formulars oder den begleitenden Informationen.

Je nach Einsatzzweck können sich die Formulare an Beschäftigte, Mandanten, Geschäftspartner, Veranstaltungsteilnehmer oder sonstige Personen richten.
 

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Zweck der Nutzung von Microsoft 365 und Microsoft Forms.

Die Verarbeitung kann insbesondere erfolgen:

• zur Durchführung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO,
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO,
• zur Wahrung berechtigter Interessen der Nexia GmbH gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere zur Organisation von Geschäftsprozessen, zur Kommunikation, zur Durchführung von Umfragen und zur Verbesserung unserer Leistungen,
• im Beschäftigungskontext auf Grundlage von § 26 BDSG,
• auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine solche im Einzelfall erforderlich ist.

Soweit eine Einwilligung eingeholt wird, ist diese freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Über den konkreten Zweck und die maßgebliche Rechtsgrundlage informieren wir, soweit erforderlich, unmittelbar im jeweiligen Formular oder in den begleitenden Informationen.
 

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Microsoft 365 werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt davon ab, welche Daten Sie in bzw. mit diesen Cloud-Applikationen speichern und welche Synchronisation Sie einstellen.

Bei der Nutzung von Microsoft Forms können abhängig vom jeweiligen Formular insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Stamm- und Kontaktdaten, beispielsweise Name, Unternehmen, Funktion, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer,
• Angaben aus einem Microsoft-365-Benutzerkonto, soweit die Teilnahme eine Anmeldung erfordert,
• die von Ihnen in Auswahlfeldern, Bewertungen oder Freitextfeldern gemachten Angaben,
• Daten zu Anmeldungen, Terminwünschen, Rückmeldungen oder Umfrageergebnissen,
• technische Verbindungs- und Nutzungsdaten, die beim Aufruf und bei der Nutzung des Formulars anfallen,
• Datum und Zeitpunkt der Teilnahme beziehungsweise der Übermittlung.

Welche Angaben im Einzelfall verarbeitet werden, ergibt sich aus dem jeweiligen Formular. Freiwillige Angaben werden entsprechend gekennzeichnet, soweit dies nicht bereits aus dem Zusammenhang erkennbar ist.

Bitte geben Sie in Freitextfeldern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertraulichen Informationen an, sofern diese für den jeweiligen Zweck nicht ausdrücklich benötigt und abgefragt werden.

Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 werden im Rahmen der Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit personenbezogene Daten verarbeitet, welche Ihre Organisation zum Beispiel über Ihr Benutzerkonto zur Verfügung stellt. Art und Umfang der über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten richten sich primär danach, welche Informationen Sie oder andere Personen über Sie mit Microsoft 365 bei der Nutzung von Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Exchange, OneDrive und SharePoint verarbeiten.

Die Daten werden grundsätzlich auf Servern von Microsoft in der europäischen Union (EU) gespeichert. Microsoft hat umfangreiche Datenschutz-Maßnahmen getroffen und zusätzlich die EU-Standardvertragsklauseln geschlossen, die dafür sorgen, dass sich der Dienstleister zur Einhaltung europäischen Datenschutzrechts verpflichtet. Die Microsoft Cloud hat außerdem u.a. eine ISO27001-Zertifizierung.
 

Umfang der Verarbeitung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
 

Empfänger/Weitergabe von Daten

Innerhalb der Nexia GmbH erhalten nur die Mitarbeiter und Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese für den jeweiligen Zweck benötigen.

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Bereitstellung von Microsoft 365 und Microsoft Forms als von uns eingesetzter Dienstleister.

Bei der Nutzung von Microsoft Forms erhalten insbesondere die für die Erstellung, Durchführung und Auswertung des jeweiligen Formulars zuständigen Mitarbeiter Zugriff auf die Antworten. Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur, wenn dies für den angegebenen Zweck erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie hierin eingewilligt haben.

Soweit weitere Empfänger beteiligt sind, werden diese im jeweiligen Formular oder in den begleitenden Informationen genannt.
 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Die Daten sind während des Transports über das Internet verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
 

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
 

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen.

Daten aus Microsoft Forms werden grundsätzlich gelöscht, wenn das jeweilige Formular beendet, die Auswertung abgeschlossen und eine weitere Speicherung für den angegebenen Zweck nicht mehr erforderlich ist.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erforderlich sein, wenn die Daten:

• zur Durchführung eines Vertrags oder einer Veranstaltung benötigt werden,
• gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen,
• zur Dokumentation einer erteilten Einwilligung benötigt werden oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Soweit für ein bestimmtes Formular eine abweichende Speicherdauer gilt, wird hierüber im Formular oder in den begleitenden Informationen informiert.
 

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
 

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.
 

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Microsoft sowie zu den Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen der Microsoft-Clouddienste finden Sie unter:

Microsoft-Datenschutzbestimmungen:
https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement

Microsoft Trust Center – Datenschutz und Privatsphäre:
https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy

Informationen zur Microsoft EU-Datengrenze:
https://learn.microsoft.com/de-de/privacy/eudb/eu-data-boundary-learn

 

Letzte Aktualisierung der Microsoft 365 Datenschutzhinweise: 07/2026